Od 2019 r. kodeks pracy pozwala na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (dokumentacja elektroniczna). Zgodnie z przepisami każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że akta osobowe muszą być prowadzone odrębnie dla każdego zatrudnionego pracownika. Jak wykazało wiele ankiet, wielu pracodawców chce zdigitalizować procesy w obszarze prawa pracy – m.in. w zakresie rekrutacji, zawierania umów o pracę oraz aneksowania ich. Przepisy pozwalają jednak na wykonanie kroku dalej. Możliwa jest digitalizacja także innych dokumentów powstających w trakcie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Wymogi wobec prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej
Kodeks pracy pozwala, aby dokumentacja pracownicza była prowadzona jako dokumentacja elektroniczna. Dodatkowe, w szczególności techniczne wymogi wobec dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zawiera odpowiednie rozporządzenie wykonawcze. Rozporządzenie zawiera wymagania wobec systemu teleinformatycznego, w którym są przechowywane akta pracownicze. Taki system powinien pozwalać m.in. na identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie zmian w dokumentach.
Przepisy nie wskazują wprost jaki podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia UE eIDAS należy zastosować wobec dokumentacji prowadzonej “pierwotnie” w postaci elektronicznej, która wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej (o podpisach elektronicznych można wyczytać więcej: https://www.spolkawsieci.pl/2020/07/01/rodzaje-podpisow-elektronicznych-eidas/). Przewidzenie przez kodeks pracy, że akta pracownicze można prowadzić cyfrowo nie oznacza, że z założenia wystarczające jest stosowanie do dokumentacji pracowniczej innych podpisów niż kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). Warto przypomnieć, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem odręcznym. Wobec czego wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawsze zapewni spełnienie wymogu formy pisemnej. Ta zasada działa w całej Unii Europejskiej.
W związku z powyższym wymóg sporządzenia dokumentu w formie pisemnej zawsze będzie spełniony, jeżeli wykorzystamy QES. Nie wszystkie jednak dokumenty w aktach pracowniczych wymagają sporządzenia ich w formie pisemnej. W związku z tym przy przechodzeniu na model paperless kluczowe jest ustalenie, czy dokument wchodzący w skład dokumentacji pracowniczej wymaga takiej formy czy też nie. I tak, lista obecności wraz ewidencją czasu pracy pracownika nie wymagają formy pisemnej. W tym zakresie zatem nie jest niezbędne korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla sporządzenia tych dokumentów. W zupełności wystarczające jest w takim przypadku skorzystanie ze zwykłego (SES) albo zaawansowanego podpisu elektronicznego (AES). Inaczej natomiast wygląda sprawa skierowania na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie.
Przekształcenie dokumentacji papierowej na cyfrową
Regulacje pozwalają również na przekształcenie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Polega to na sporządzeniu skanu papierowego dokumentu i podpisaniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy . Takie odwzorowanie i podpisanie potwierdza zgodność cyfrowego dokumentu z dokumentem papierowym. Regulacje określają również wymogi techniczne wobec skanów. I tak rozporządzenie przewiduje m.in. minimalną rozdzielczość oraz minimalną liczbę bitów na piksel dla ww. skanów.
Podsumowanie
Aktualne regulacje pozwalają na cyfryzację procesów zawierania umów o pracę oraz aneksów do nich. Co więcej, kodeks pracy pozwala także na digitalizację bieżącej dokumentacji pracowniczej. Niestety, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej nie oznacza zniesienia wymogu formy pisemnej dla wielu dokumentów, które wchodzą w skład tej dokumentacji. Dlatego kluczowe dla przejścia na model paperless – w szczególności przy wykorzystaniu innych podpisów niż kwalifikowany podpis elektroniczny – jest ustalenie formy jaka jest wymagana dla danego dokumentu.
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęcam do kontaktu: piotr.mijal@prawo-it.pl
